Stell dir vor: Du kommst morgens ins Büro, dein erster Kaffee dampft noch auf dem Schreibtisch – und schon steht ein Mitarbeiter in der Tür.
„Chef, wir haben ein Problem…“
Es ist wieder derselbe schwierige Mitarbeiter. Er kommt regelmäßig zu spät. Seine Arbeit ist oft nur halb fertig. Er bringt Unruhe ins Team. Fachlich vielleicht stark – aber menschlich eine echte Herausforderung.
Du hast schon mehrfach mit ihm gesprochen. Freundlich, klar, direkt. Aber: Es ändert sich nichts.
Kommt dir das bekannt vor? Dann bist du nicht allein.
Der Umgang mit schwierigen Mitarbeitern zählt zu den größten Herausforderungen in der Mitarbeiterführung – gerade in kleineren Unternehmen und Teams.
Der falsche Weg mit schwierigen Mitarbeitern: Den Ärger runterschlucken oder direkt eskalieren
Viele Geschäftsführer kleiner und mittlerer Unternehmen kennen diese beiden Reaktionsmuster nur zu gut: Die einen vermeiden den Konflikt in der Hoffnung, dass sich alles wieder einrenkt. Die anderen greifen sofort durch – mit Nachdruck und Emotion. Doch beide Wege führen langfristig in eine Sackgasse. Denn schwierige Mitarbeiter lassen sich weder durch Ignorieren noch durch impulsives Handeln auf Kurs bringen.
Reaktion 1: Den Ärger runterschlucken und hoffen, dass sich das Problem von selbst löst.
Das ist menschlich nachvollziehbar – schließlich will man keinen Konflikt schüren. Doch das Schweigen führt oft dazu, dass sich Frust aufbaut. Nicht nur bei dir, sondern auch im Team. Die Stimmung kippt, und plötzlich leidet die gesamte Unternehmenskultur.
Reaktion 2: Sofortige Eskalation – Der Mitarbeiter wird lautstark zur Rede gestellt.
Auch diese Reaktion ist nachvollziehbar – schließlich geht es um unternehmerischen Erfolg. Doch eine emotionale Eskalation führt meist nicht zur Lösung, sondern verstärkt die Fronten. Der Mitarbeiter fühlt sich bloßgestellt, du verlierst Autorität – und das Team beobachtet alles ganz genau.
Beide Wege sind verständlich – aber sie führen nicht weiter.
Was du brauchst, ist ein klarer, strukturierter und professioneller Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Einer, der Konflikte nicht verschärft, sondern löst – ohne dabei Führungsschwäche zu signalisieren.
Die 4-Schritte-Formel für den professionellen Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
Um schwierige Mitarbeiter führen zu können, brauchst du eine klare Struktur. Diese 4-Schritte-Formel hilft dir dabei, konsequent und lösungsorientiert zu handeln – ohne dich im Tagesgeschäft zu verlieren.
1. Klare Erwartungen definieren
Viele Konflikte entstehen, weil Erwartungen unklar oder unausgesprochen bleiben. Das führt zu Missverständnissen, Fehlverhalten – und letztlich zu Frustration auf beiden Seiten.
- Unklar: „Sei bitte pünktlicher.“
- Klar: „Ich erwarte, dass du spätestens um 8:00 Uhr an deinem Arbeitsplatz bist. Sollte das einmal nicht möglich sein, informierst du mich spätestens 30 Minuten vorher telefonisch.“
Deine Aufgabe als Führungskraft ist es, Rahmenbedingungen zu schaffen, die Klarheit ermöglichen. Nur wenn dein Mitarbeiter genau weiß, was von ihm erwartet wird, kannst du ihn an diesen Erwartungen messen.
2. Verantwortung übertragen – nicht kleinteilig kontrollieren
Schwierige Mitarbeitertypen entziehen sich oft der Verantwortung. Sie machen Dienst nach Vorschrift oder geben Probleme sofort weiter. Wer jedoch Verantwortung spürt, handelt anders.
Tipp: Gib deinem Mitarbeiter eine klare Zuständigkeit, aber auch die Verantwortung für Konsequenzen.
- „Dieses Projekt liegt in deiner Verantwortung. Wenn es nicht termingerecht fertig wird, dann erwarte ich, dass du mir aktiv einen Lösungsvorschlag präsentierst.“
So förderst du Eigenverantwortung – und reduzierst deinen Kontrollaufwand deutlich. Hier erkläre ich, wie du richtig delegieren lernst.
Sende mir einfach eine Anfrage für ein kostenloses Erstgespräch und wir gehen gemeinsam und unverbindlich deine Anliegen an.
3. Feedback geben – aber richtig
Feedback bedeutet nicht nur Kritik. Viel wichtiger ist konstruktives und konkretes Feedback. Viele Vorgesetzte kommunizieren entweder zu weich – oder zu harsch. Beides bringt schwierige Mitarbeiter nicht weiter. Was du brauchst, ist konkretes, sachliches und handlungsorientiertes Feedback.
- Falsch: „Das war wieder nicht gut.“
- Konkret: „Die Präsentation war nicht strukturiert. Es fehlte eine klare Gliederung. Bitte nutze beim nächsten Mal eine Mindmap zur Vorbereitung."
Klare Verbesserungsvorschläge führen zu echten Veränderungen.
Gutes Feedback zeigt auf, was genau verbessert werden muss – und wie. So machst du Entwicklung möglich.
4. Grenzen setzen und durchziehen
Manche schwierigen Mitarbeiter testen bewusst aus, wie weit sie gehen können.
Hier gilt: Sag, was du erwartest – und halte es konsequent ein.
- Beispiel: „Ich gebe dir zwei Wochen Zeit, um dein Verhalten anzupassen. Wenn sich nichts ändert, müssen wir über deine Zukunft in diesem Unternehmen sprechen.“
Wenn du Konsequenzen nur androhst, aber nie umsetzt, nimmt dich niemand mehr ernst.
Klare Führung macht den Unterschied
Herausfordernde Mitarbeiter können das ganze Unternehmen belasten – wenn du als Chef nicht klar führst.
Mit der 4-Schritte-Formel aus:
✔ Klare Erwartungen
✔ Verantwortung übertragen
✔ Konstruktives Feedback geben
✔ Grenzen setzen und Konsequenzen durchziehen
…stellst du sicher, dass du die Kontrolle behältst, ohne ständig Feuerwehr spielen zu müssen.
Dein nächster Schritt: Führe dein Unternehmen, statt Probleme zu managen!
Lerne, wie du dein Unternehmen so führst, dass es auch ohne dein ständiges Eingreifen läuft.
Gemeinsam finden wir heraus, wie du dein Unternehmen stressfrei führst – mit einem Team, das eigenständig arbeitet!
- Keine endlosen Diskussionen mehr.
- Kein ständiges Kontrollieren.
- Kein Stress mit schwierigen Mitarbeitern.
